逸云智会服务管理平台
幻灯管理系统
志愿者培训指南
北京逸云智会信息科技有限公司
Power by 逸云智会® 逸云智会平台™©
2014-2018 BETA 6
试片室志愿者服务培训及操作指南
会议幻灯系统是为更好的服务学术型会议而开发的一套集试片功能，多会场播映功能，会场物料打印准备功能为一体的计算机软件系统。
系统中试片室模块作为其中数据交换枢纽为会议顺利进行起到重要的作用。
试片室功能：
1. 根据日程安排为专家进行PPT验片，确保PPT音视频播放正常，并帮助其上传至幻灯系统以便会场播放；
2. 根据专家提出的需求，合理为专家提供针对会议周边服务问题的解决方案或寻求解决方案；
3. 采集专家影像，为专家留下本届大会的风采（非必选）；
4. 针对有录像及PPT版权使用需求的会议帮助组委会与专家签署版权使用协议；
5. 收集监控所有会场的幻灯播放进度，针对所有会场临时问题进行迅速响应；
6. 打印准备各个会场每小节使用的印制类物料包括但不仅限于“桌卡”、“主持人小节日程提示”、”劳务费条”及“演讲证书”（非必选）；
试片室志愿者要求：
1. 试片室志愿者工作主要围绕试片室功能1与试片室功能2进行安排；
2. 试片室志愿者要求语言表达能力良好，性格阳光，有责任心，抗压能力良好；
3. 试片室工作定岗定责，并有严格的培训，试片室志愿者在会期内禁止随时调换工作，服务时间需要符合大会工作时间要求，不得中途换人；
4. 本次会议试片室志愿者到岗时间要求：
试片室工作流程及操作方法：
1． 培训期内，被选中的志愿者将一一对应安排至工位，工位一般以数字作为标识，工位包含一张桌子（容纳两人）和两把椅子，一台已被调试就绪的电脑
2． 进入工作状态前，穿着会议统一工装或干净整洁体面的衣裤及皮鞋（运动鞋），男士禁止短裤凉鞋；
3． 按照工作时间（工作时间将在培训大会中宣布，请记录 ）要求进入工作状态后，就坐于两把座椅的正对电脑的位置，双击桌面快捷方式后进入工作界面（见下图）
4． 工作界面由三部分组成
检索区：
检索区三种检索方法：
1) 按会场及日期检索条件进行对应的日程查询；
2) 按照输入的专家姓名电话进行检索；
3) 扫描专家胸卡中的二维码进行直接定位（此方法在培训会议中将由工作人员告知是否生效）；
结果区：
对应操作区的检索结果会在结果区中呈现
操作区：
操作区在每个结果区的日程条目之后，一一对应，包含两个功能
1) 课件上传状态查看
图中对应的日程的课件上传状态为：
课件已上传显示为橙色云朵状态；
已上传两份不同语种课件则显示两朵橙色云朵；
未上传课件则显示为灰色云朵；
简介已上传的在讲者姓名位置出现蓝色下划线
简介未上传的讲者姓名位置显示为灰色；
2) 上传附件操作，点击上传附件按钮，弹出以下界面
点击“选择附件”按钮，在弹出的对话框中选择所有要上传的文件（PPT主体文件及链接附件如外链视频文件）多选请按住CTRL键进行复选，选择完毕后点击上传完成上传操作。
不同语种或专家简介需要先完成左上方下拉框的选择后方可上传；
同一演讲题目下同语种或简介中只可上传一个PPT或PDF文件；
如上传错误或专家修改幻灯，需要选择已上传的内容，点击删除附件按钮，逐个全部删除后方可重新上传
重要提示：
l 上传的附件不可同时在电脑中打开，须在本地关闭后选择并上传；
l 专家试片前须仔细问清楚幻灯中是否包含视频，如包含视频则联系当值试片室工作人员进行技术试片调试后方可上传；
5． 试片工作流程为:
1) 专家提供PPT；
2) 与专家核对是否有视频；
3) 如有视频则立刻联系试片室工作人员协助调试，如无视频则继续下一个流程；
4) 拷贝至工位电脑中，打开；
5) 与专家确认课件完整情况，如专家有需求可直接在电脑上对课件进行修改；
6) 专家确认课件完整无误；
7) 关闭课件；
8) 打开客户端进行上传工作
9) 告知专家已完成上传工作，试片流程结束
6． 工作期间，随时将有专家将抵达试片室，无任务状态的志愿者须重点关注试片室入口，如有专家进入试片室立刻主动接触专家为其服务，如专家需求与试片室工作无关则主动安抚专家并即时与当值试片室工作人员沟通情况，由工作人员出面协调解决；
7． 工作期间，无任务状态下在获得当值试片室工作人员同意的前提下可适当在工作人员区域请假休息，单次休息时间不得超过半小时，不得在工作期间吸烟、饮酒、拍照、玩手机、聚众闲聊或看书等；
8． 工作期间与专家沟通交流需要做到礼貌得体，注重对方理解感受，有任何无法解决的问题应当及时与当值试片室工作人员联系汇报，优质服务从微笑开始，志愿者在服务时应当保持微笑，注意细节，急人所急，想人所想；
会议室志愿者服务培训及操作指南
会议室是会议最核心的组成部分，是每一个演讲人展示自身学术成果的平台，展现了一个会议学术水平和组织能力，而志愿者作为会议组织中密不可分的组成部分，要求更加严格。
会议室任务：
1. 顺利的按照大会预订日程，或主持人要求进行学术演讲推进；
2. 配合主持人顺利高效的推进每小节演讲进度；
3. 保障每一位演讲人幻灯片顺利播放；
4. 完成会议组织要求的所有具体流程性工作包括但不仅限于，
l 提供主持人主持任务书；
l 更换并放置主持人及演讲人桌卡；
l 提供主持人及演讲人劳务费条；
l 提供主持人及演讲人大会证书；
l 及时更换主持人及演讲人用水；
l 提问环节及时传递话筒；
会议室志愿者要求：
1. 会议室志愿者要求表达清晰，善于沟通，有责任心，工作严谨，沉着冷静；
2. 会议工作定岗定责，并有严格的培训，志愿者在会期内禁止调换工作，服务时间需要符合大会工作时间要求，不得中途换人；
3. 本次会议室志愿者到岗时间要求 ;
会议室工作流程及操作方法：
1. 每个会议室工作由两名志愿者承担，分别处理系统操作和会务服务两个方面，岗位确定在培训中完成，实际开会中两人可协商调换或坚持原分工；
2. 处理会务服务的志愿者须在每小节开始前，不影响会议正常进行的前提下前往试片室领取物料，物料包括：
□ 演讲人主持人桌卡；
□ 主持人本小节日程；
□ 演讲人主持人演讲证书；
□ 演讲人主持人劳务费条；
3. 处理会务服务的志愿者须将演讲人主持人桌卡折叠整齐放置于讲台上及主持人台上；
4. 处理会务服务的志愿者须将主持人小节日程整齐放置于主持人台上，根据当小节主持人数量放置同样数量的日程；
5. 演讲人主持人演讲证书及劳务费条，在培训时确认会议现场通过□ 主持人 □ 志愿者 进行发放；
6. 以上所有物料整理过程中如有缺少或丢失，会务服务的志愿者须及时与试片室工作人员联系，要求补打并递送；
7. 处理会务的志愿者须在每小节开始前将矿泉水放置在主持人台及演讲台上，如有消耗须随时补充；
8. 小节进入提问环节后，处理会务服务的志愿者须及时起立，手持无线麦克风，寻看全场寻找需要递送麦克风的提问者，及时递送麦克风并在提问完成后收回麦克风，进行下一轮递送；（此项工作是否必须将在培训时由工作人员告知）
9. 进入工作状态前，穿着会议统一工装或干净整洁体面的衣裤及皮鞋（运动鞋），男士禁止短裤凉鞋；
10.按照工作时间（工作时间将在培训大会中宣布，请记录 ）的要求进入工作状态后，每个会场的两名志愿者将坐在靠近舞台的控制台前，控制台桌面除视频灯光设备外有两台印有以下标签被调试就绪的笔记本电脑，，会议室处理系统操作的志愿者须寻找到标签中明确标识为“控制台”的电脑，此电脑为系统操作的工作用机；
11.处理系统操作的志愿者双击打开桌面快捷方式，见下图
12.进入程序界面后如下所示
l 上图虚线框线为状态区，主要监测会议整体系统运行状况，其中用户名为目前登陆用户信息，请确定您使用的用户名是 ，角色为 ；“演讲者”为讲台电脑与控制台电脑的通信连接状态，链接通畅为显示橘黄色“演讲者”；链接不通畅为显示黑色“演讲者”；如当前使用双语同步演示，
l 上图虚线框线为搜索系统设置区，默认会显示当天日期和所在会场，操作者可在姓名和电话搜索框中搜索演讲人日程，检索结果将出现在虚线区域中；
与试片室上传的操作功能一致，应急情况时，会议室工作人员可通过操作界面直接上传演讲者课件，需要注意的是，任何人不允许在工作期间随意打开其他与当前讲课无关的课件；
l 上图虚线框线为系统操作区，系统操作区为幻灯播放关闭及控制区域，并且包含了临时上传幻灯入口，以下为所有操作按钮的功能和作用；
n “播放”按钮在点击后将播放该条日程的幻灯；
n “上一页“及”下一页“按钮将控制幻灯播放向上和向下操作；
n “取消”按钮在点击后将立刻关闭当前讲课幻灯片；
n 固定工作流程为演讲嘉宾上台演讲前，台下工作人员点击对应日程的播放按钮，台上电脑将自动播放出课件；
嘉宾讲课结束后需要点击取消按钮初始化系统；
重复该流程
n 上图虚线框线为功能区，为全局功能设置
n 是否显示倒计时：勾选和取消将切换显示在讲台上的笔记本中倒计时标签，如下图左上角黑色形状所示,形状内包括左侧倒计时计数器及右侧幻灯页数提示；
n 倒计时时间调整，打开后将出现分钟数和秒钟数可供输入，需要输入至少大于1分钟的时间，并点击发送，将重置倒计时时间；
倒计时时间重置功能受网络影响较大，发送3秒后如无反应可重试发送按钮；
n 倒计时位置调整，展开后将出现一个横向滑轨，可定义倒计时提醒的位置确保不遮挡课件的重要位置；
n 到时停止：打开此项后将在倒计时结束后强制关闭课件并切换主画面
n 时间到：勾选和取消将切换是否显示倒计时结束后提醒，如下图所示右侧透明遮幅；
n 自助模式及自助模式调整刷新为专业设置功能，无须理会；
n 更换背景功能打开后，将可对系统无播放课件时显示的主KV进行自动切换，点击自动切换，主KV支持动态及轮播效果，详情请联系工作人员；
n 提醒声，展开后可定义倒计时结束前多少秒由控制台电脑发出一声鸣音提醒
n 电子讲台重置，展开后可对电子讲台显示的人名，单位，国旗进行重置；
n 处理系统操作的志愿者在熟悉上述系统操作流程后，按日程安排或主持人现场安排进行幻灯片播放工作；
13.会场志愿者与试片室志愿者工作纪律要求一致；
14.会议过程中无论哪种岗位都将随时收到参会嘉宾或参会代表的具体问题询问，可查询以下大会流程详单进行回答及解释
大会流程
1. 大会梗概
2. 大会就餐安排
3. 大会会议简版会议室日程安排
4. 嘉宾接待负责人联系方式
5. 注册参会负责人联系方式
6. 厂商负责人联系方式
